Ustawa o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw weszła w życię 15 marca 2018 r. Ustawa przewiduje szereg różnorodnych zmian dot. wpisów do KRS, w tym przede wszystkim dotyczących elektronizacji i cyfryzacji postępowania. Niektóre zmiany weszły w życie już przed tą datą, pozostała część została rozłożona w czasie, maksymalnie do 1 marca 2020 r.  Co istotne, zmiany objęte przedmiotową ustawą dotkną wszystkie podmioty zarejestrowane w KRS i to już w odniesieniu do najbliższych wniosków składanych do Krajowego Rejestru Sądowego.

Zmiany w zakresie wpisów do KRS i elektronizacji postępowania

  • Konieczność składania dokumentów finansowych w formie elektronicznej, przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu – zgodnie z nowymi przepisami, od 15 marca 2018 r. sprawozdania finansowe oraz inne dokumenty finansowe będą składane wyłącznie drogą elektroniczną, a także będą musiały być złożone przez osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu, której nr PESEL jest ujawniony w KRS. Oznacza to, że wniosku nie złoży już pełnomocnik czy pracownik spółki, a ww. osoby uprawnione do reprezentacji będą musiały uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP;
  • Elektroniczny dostęp do dokumentów finansowych – z powyższą zmianą związane jest również utworzenie publicznie dostępnej bazy danych dokumentów finansowych podmiotów zarejestrowanych w KRS. Każdy zainteresowany będzie mógł za pośrednictwem Internetu uzyskać dostęp do takich dokumentów;
  • Oświadczenia o adresie do doręczeń – zgodnie z nowymi przepisami, osoby uprawnione do reprezentacji danego podmiotu (członkowie zarządu, prokurenci) są zobowiązani do złożenia oświadczenia o adresie do doręczeń na terenie Unii Europejskiej. Co istotne, oświadczenia takie należy złożyć przy pierwszym nowym wpisie dotyczącym danego podmiotu, ale nie później niż w terminie 18 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów. Należy o tym pamiętać przy zgłaszaniu zmian do KRS po 15 marca 2018 r., gdyż brak ww. oświadczeń będzie skutkował zwrotem wniosku;
  • Zmiana sposobu doręczeń pism procesowych – z omawianym powyżej rozwiązaniem skorelowana jest nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, stanowiąca, że pisma procesowe lub orzeczenia adresowane dla osób reprezentujących podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń podany wraz z wnioskiem o wpis;
  • Dalsza zmiana formatu składanych dokumentów finansowych– sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności podmiotów od 1 października 2018 r. będą musiały być składane w postaci elektronicznej, w specjalnym formacie danych, udostępnianym na stronie Ministerstwa Finansów;
  • Całościowa elektronizacja postępowania– od 1 marca 2020 r. przewidziane jest przeniesienie postępowania dot. wpisów do KRS wyłącznie w format elektroniczny. Od tej daty składanie wszelkich wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego będzie możliwe jedynie drogą elektroniczną.

Pozostałe zmiany przewidziane ustawą

Oprócz omówionych powyżej zmian, ustawa przewiduje również m.in.:

  • likwidację Rejestru Dłużników Niewypłacalnych– w związku ze stosunkowo dużymi kosztami postępowania o wpis do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych i wobec jego niewielkiej praktycznej użyteczności, ustawa przewiduje stopniową likwidację omawianego rejestru. Jego funkcje ma przejąć nowotworzony Centralny Rejestr Restrukturyzacji i Upadłości. Nowelizacja przewiduje, że od 1 lutego 2019 r. w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych nie będą wprowadzane żadne nowe wpisy (pod warunkiem uruchomienia Centralnego Rejestru Restrukturyzacji i Upadłości w terminie);
  • wprowadzenie wymogu niekaralności również dla prokurentów – ustawa modyfikuje również Kodeks spółek handlowych w zakresie przepisów mówiących o tym, jakich funkcji w spółce nie może pełnić osoba skazana za niektóre przestępstwa (przykładowo za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu). Do tej pory były to funkcje członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej bądź likwidatora. Zgodnie z nowymi przepisami, do katalogu dołączy także prokurent. Zgodnie z ustawą, zakaz ustaje z upływem piątego roku od dnia uprawomocnienia się wyroku skazującego, chyba że wcześniej nastąpiło zatarcie skazania.

Autor: mecenas Bartosz Świdrak, Senior Associate w kancelarii Fairfield