W okresie od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej ogłasza się stan zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2. Poniżej przedstawiamy Państwu aktualną informację prawną dotyczącą wyzwań, jakie stoją przed pracodawcą w obliczu zagrożenia związanego z rozprzestrzenianiem się koronawirusa. 

Krótki poradnik dla pracodawców dot. COVID (PDF)Pobierz

Uwagi wprowadzające 

W niniejszym alercie koncentrujemy się na prawach i obowiązkach pracodawcy, w szczególności sposobie organizacji pracy oraz rekomendowanych rozwiązaniach dotyczących zarządzania pracownikami w obecnej sytuacji. 

Opracowanie obejmuje następujące obszary: 

  • Home office – możliwość czy obowiązek? 
  • Co z pracownikami, którzy ze względu na specyfikę swojej pracy, nie mogą wykonywać jej zdalnie? 
  • Czy pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop? 
  • Dzieci pracownika 
  • Jakie świadczenia przysługują pracownikowi poddanemu kwarantannie? 
  • Terminy na wdrożenie PPK 

Home office – możliwość czy obowiązek?

Specustawa z 2 marca 2020 r. wprost przewiduje tryb zmiany sposobu pracy ze stacjonarnej na zdalną. Zgodnie z art. 3 tej ustawy, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Należy podkreślić, że jest to uprawnienie a nie obowiązek pracodawcy, niemniej jednak to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, co w obecnej sytuacji, po przeprowadzeniu przez pracodawcę analizy ryzyka związanego z konkretnymi stanowiskami pracy, może oznaczać konieczność skierowania pracownika do pracy zdalnej.

Ustawa nie reguluje ani trybu ani formy skierowania pracownika na taki home office. Sugerowana jest przyjęta u pracodawcy forma polecenia służbowego. Przy okazji takiego polecenia warto także rozwiązać kwestie powierzenia pracownikowi mienia do pracy zdalnej. Wynagrodzenie pracownika na czas pracy zdalnej nie ulega zmianie. 

Dodatkowe, specyficzne ograniczenia zostały wprowadzone w odniesieniu do konkretnych branż w rozporządzeniu wprowadzającym na terenie Polski stan zagrożenia epidemicznego. 

Co z pracownikami, którzy ze względu na specyfikę swojej pracy, nie mogą wykonywać jej zdalnie? 

W celu ograniczenia strat, pracownikom można powierzyć inną, odpowiednią dla jego kwalifikacji pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia dotychczasowego. 

Jeżeli jednak pracownik pozostaje w gotowości do pracy, a bez jego winy tej pracy nie może wykonywać, pracownikowi należy się wynagrodzenie przestojowe, obliczane na podstawie osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną. Może wynosić również 60% pensji, jeśli poszczególne składniki wynagrodzenia nie zostały wyodrębnione w umowie. Płaca za czas przestoju nie powinna być niższa niż wynagrodzenie minimalne obowiązujące w danym roku. 

Wynagrodzenie przestojowe może być natomiast być wyjątkowo obniżone, jeżeli w firmie zostałby wprowadzony tzw. „przestój ekonomiczny”, który został uregulowany w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy. Jego wprowadzenie jest jednak obwarowane licznymi warunkami, a ponadto posiada swoje wady. 

Do warunków wprowadzenia przestoju ekonomicznego należą: 

  • spadek obrotów gospodarczych o co najmniej 15% liczony w ciągu 6 kolejnych miesięcy w porównaniu do analogicznych 6 miesięcy w poprzednim roku (w związku z epidemią koronawirusa rząd zapowiada skrócenie tego 6 miesięcznego okresu do 2-3 miesięcy – w ramach projektu ustawy, który ma zostać upubliczniony w tym tygodniu – ale projekt nie jest jeszcze znany);
  • zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników, w którym określi się warunkiprzestoju ekonomicznego, w tym to kto zostanie objęty przestojem i na jak długo (de factooznacza to, że pracownicy muszą się zgodzić na przestój);
  • brak jest zaległości w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczeniaspołeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Funduszu lub Funduszu Pracy (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w art. 3 ust. 1 pkt 2 lit. a i b ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy);
  • brak przesłanek do ogłoszenia upadłości;
  • złożenie wniosku o przyznanie świadczeń, do którego dołącza się szereg dokumentów orazoświadczeń potrzebnych do zawarcia umowy o wypłatę świadczeń (lista znajduje się w art. 8 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy);Przestój ekonomiczny daje możliwość płacenia niższego wynagrodzenia pracownikom (nie niższego niż pensja minimalna) oraz wsparcie w jego finansowaniu od państwa (rzędu kilkuset złotych na pracownika).Wadami przestoju ekonomicznego jest dużo obowiązków formalnych (kompletowanie oświadczeń, dokumentów, organizacja przedsięwzięcia i obsługa umowy o dofinansowania pensji z funduszem państwowym), konieczność uzyskania zgody pracowników, relatywnie niewielki udział państwa przy finansowaniu wynagrodzeń (rzędu kilkuset złotych), niemożliwość wypowiedzenia umów o pracę w trakcie przestoju ekonomicznego, a także ograniczony czas trwania przestoju ekonomicznego – do 6 miesięcy.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop?

Co do zasady nie można przymusowo wysyłać pracownika na urlop. Wyjątkiem jest 167(1) kodeksu pracy – urlop w okresie wypowiedzenia, a także urlop zaległy, uregulowany w art. 168 kodeksu pracy.Zgodnie z ugruntowanymi już poglądami orzecznictwa i Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawcy wolno zobowiązać pracowników do określenia terminów wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września tego roku – a więc również w obecnej sytuacji. Wobec pracowników, którzy nie podporządkują się temu wymogowi, pracodawca będzie mógł stosować kary porządkowe z art. 108 kodeksu pracy.

Dzieci pracownika 

Ustawa z 2 marca gwarantuje pracownikom możliwość uzyskania dodatkowego zasiłku opiekuńczego za okres maksymalnie 14 dni. Zasiłek przysługuje w przypadku konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do 8 lat spowodowanej zamknięciem żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły w związku z koronawirusem.

Jednocześnie w ubiegłym tygodniu Senat zaproponował w projekcie zmiany specustawy wydłużenie okresu wypłacania zasiłku do 21 dni oraz objęcie nim pracowników, którzy sprawują opiekę nad dzieckiem w wieku do 15 lat. Obecnie inicjatywa ustawodawcza Senatu została skierowana do Sejmu.

Jakie świadczenia przysługują pracownikowi poddanemu kwarantannie? 

Obowiązkowa kwarantanna w związku z wprowadzeniem stanu zagrożenia epidemicznego na terytorium RP traktowana jest jako niezdolność pracownika do pracy. W związku z powyższym przez pierwsze 33 dni świadczenia z tym związane finansowane są przez pracodawcę, po tym okresie tj. 34 dnia obowiązek ten przechodzi na Zakład Ubezpieczeń Społecznych (oczywiście o ilekwarantanna zostanie uprzednio przedłużona) nie dłużej jednak niż przez łączny okres 182 dni.

Dokumentem uprawniającym pracownika do otrzymania takiego świadczenia może być zwolnienie lekarskie wystawione elektronicznie na zasadach ogólnych (e-ZLA), można je również otrzymać korzystając z systemu telemedycznego. Oznacza to, że osoba, która ma wskazania do odbycia kwarantanny, może zadzwonić do lekarza rodzinnego. Przeprowadzi on wywiad lekarski i na jego podstawie podejmie decyzję o wystawieniu zwolnienia następnie wyśle je do pracodawcy i ZUS.

Co istotne, zasiłek nie przysługuje gdy pracownik dobrowolnie poddał się kwarantannie, bez odpowiedniego zaświadczenia lekarskiego lub decyzji inspektora sanitarnego.

Terminy na wdrożenie PPK 

W najbliższym czasie upływają terminy na podpisanie umów o zarządzanie i prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych („PPK”) u przedsiębiorców zatrudniających na 30 czerwca 2019 r. co najmniej 50 pracowników.

24 marca 2020 r. jest datą graniczną na podjęcie przez pracodawcę i reprezentację pracowników wspólnej decyzji o wyborze instytucji finansowej. Jeżeli do tego dnia pracodawca i reprezentacja (bądź związkowcy), nie dojdą do porozumienia, pracodawca będzie mógł samodzielnie zadecydować o tym, która instytucja będzie zarządzać PPK jego pracowników. Na wybór instytucjifinansowej do zarządzania PPK (i podpisanie z nim umowy) przedsiębiorca ma czas do 24 kwietnia 2020 r., a na podpisanie umowy na prowadzenie PPK, termin upływa 11 maja 2020 r.

W obecnej sytuacji ograniczonego kontaktu i możliwości pracy, wśród pracodawców pojawiają się obawy, czy zdążą dopełnić wszelkich formalności przed upływem wskazanych powyżej terminów. Z inicjatywą wydłużenia tych terminów wystąpił Prezes Polskiego Funduszu Rozwoju („PFR”), czyli podmiotu odpowiedzialnego z ramienia Skarbu Państwa za wdrożenie PPK i rozliczenie przedsiębiorców.

Prezes PFR zwrócił się do Ministerstwa Finansów i Ministerstwa Rozwoju o wydłużenie terminów wdrożenia PPK z 24 kwietnia 2020 r. do 27 października 2020 r. (umowa na zarządzanie), a termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK z 11 maja 2020 r. do 10 listopada 2020 r.

Niestety, na dzień dzisiejszy rząd nie komunikuje wprowadzania zmian w ustawie o PPK.

Alert do pobrania (PDF)

W razie pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu.

Oskar Luty, Adwokat | Partner

Olga Wódkowska, Senior Associate

Marcin Flak, Radca prawny | Partner