– do kiedy trzeba dokonać obowiązkowego zgłoszenia i jak uniknąć sankcji do 1 mln złotych?

Przy całym zamieszaniu związanym z aktualnym stanem epidemii oraz pakietem pomocowym dla gospodarki (tzw. tarcza antykryzysowa), umknąć może istotna nowelizacja przepisów dot. dokonywania przez spółki zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Przypomnijmy – 13 października 2019 roku weszły w życie przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, które ustanowiły obowiązek zgłaszania beneficjenta rzeczywistego przez niemal wszystkie spółki prawa handlowego. Zgodnie z pierwotnym brzmieniem przepisów, spółkom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego jeszcze przed wejściem w życie przepisów o beneficjentach rzeczywistych wyznaczono termin na dokonanie zgłoszenia do 13 kwietnia 2020 r. Chociaż jest to czynność w dużej mierze techniczna, to jednak nie należy jej lekceważyć, a szczególną uwagę należy zwrócić na terminowość zgłoszenia. Wszystko to ze względu na bardzo wysokie sankcje przewidziane za brak dokonania zgłoszenia lub jego nieterminowe wniesienie – ustawodawca przewidział możliwość nałożenia na przedsiębiorcę kary nawet do miliona złotych.

Wspomniana tarcza antykryzysowa (a konkretnie ustawa z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw) wprowadziła – z korzyścią dla podmiotów, które jeszcze nie dokonały obowiązkowego zgłoszenia – odłożenie ostatecznej daty rejestracji beneficjentów rzeczywistych. Termin został przesunięty z najbliższego poniedziałku, 13 kwietnia, o 3 miesiące – tj. do 13 lipca 2020 r.

Pomimo tego częściowego ułatwienia, samego dokonania zgłoszenia nie należy zostawiać na ostatni moment. Jest tak przede wszystkim dlatego, że wiele kwestii związanych ze zgłoszeniami pozostaje niejasnych, a samo ustalenie osób podlegających ujawnieniu – wspomnianych beneficjentów rzeczywistych – niekiedy będzie bardzo skomplikowane i zupełnie nieintuicyjne.

Zgodnie z ustawą ustalenie osoby beneficjenta rzeczywistego powinno toczyć się „po nitce do kłębka”– w uproszczeniu, poszukiwana jest osoba, który sprawuje kontrolę nad badaną spółką. Bez uproszczenia – należy wyznaczyć osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna. Już samo to skrótowe przytoczenie podstawowych warunków „poszukiwania” beneficjenta rzeczywistego brzmi niejasno. Etapów oceny jest wiele, a badanie może dotyczyć również całej międzynarodowej struktury kapitałowej – np. gdy wyłącznym udziałowcem polskiej spółki jest podmiot zagraniczny. 

W wielu wypadkach pojawia się bardzo wiele praktycznych pytań, takich jak:

  • Jak zgłaszać osoby zagraniczne, które nie mają nr PESEL?
  • Jak daleko należy szukać „ostatecznego” beneficjenta rzeczywistego, np. w spółce dominującej, posiadającej 100% udziałów w naszej firmie – i kiedy można uznać, że nie da się go ustalić?
  • Czy beneficjentem rzeczywistym może być akcjonariusz posiadający jedną akcję spółki?
  • Kogo zgłosić, jeżeli nie jesteśmy w stanie dotrzeć do „kontrolującej” grupę kapitałową osoby fizycznej?
  • Czy zgłaszamy członków zarządu spółki krajowej czy zagranicznej?
  • Czy nasze „poszukiwania” beneficjentów rzeczywistych w rejestrach zagranicznych powinniśmy jakoś dokumentować?

Rzut oka na powyższą listę prowadzi do wniosku, że znalezienie odpowiedzi na te pytania w przypadku wielu spółek może równie dobrze faktycznie potrwać aż do lipca – dlatego tak ważne jest rozpoczęcie działań od razu. W wielu sytuacjach – wobec niejasności przepisów i praktyki – konieczna może być dodatkowa konsultacja z prawnikami.

Dodatkowo, gdy już odpowiemy sobie na wszystkie ww. pytania, może zaskoczyć nas rzecz pozornie prozaiczna – co zrobić, gdy np. wszyscy członkowie zarządu są obcokrajowcami i nie mają podpisu elektronicznego ani profilu zaufanego?

Autorzy:

Adw. Bartosz Świdrak, Starszy Prawnik w Kancelarii FAIRFIELD oraz apl. radc. Magdalena Hilt, Prawnik w Kancelarii FAIRFIELD